Ich benutze Gmail ausschließlich für E-Mails, und es macht einen großen Teil meiner beiden täglichen Jobs aus. Ich bekomme jede Stunde eine Menge E-Mails und bin ziemlich schnell beim Antworten.
Aber eines wirst du an meinem Gmail-Posteingang bemerken: Er ist fast immer leer.
Es gibt mir ein Zen-Gefühl, einen leeren Posteingang zu haben – ein Gefühl von Frieden, Ruhe und Zufriedenheit. Ich kann es jedem nur empfehlen. Es war nicht immer so – früher hatte ich viele E-Mails in meinem Posteingang. Sie lagen dort, manchmal ungelesen, manchmal wartend auf eine Aktion, manchmal bereit zum Archivieren, und manchmal einfach nur dort, weil ich prokrastinierte. Ich hatte auch viele Ordner, um meine E-Mails zu sortieren, damit ich sie finden konnte, wenn ich sie brauchte. Das Sortieren dauerte eine Weile, also schob ich es auf. Viele Leute, die ich kenne, machen es genauso.
Aber GTD (Getting Things Done) hat das geändert (zusammen mit 43 Folders und anderen Methoden), und seit fast einem Jahr bin ich konsequent darin, einen sauberen Posteingang zu haben.
Hier sind meine einfachen Schritte, um E-Mail-Zen zu erreichen:
Überprüfe deine E-Mails nicht gleich morgens oder ständig im Laufe des Tages. Dieser Tipp stammt aus vielen Blogs, also nichts Neues. Wenn du gleich morgens deine E-Mails überprüfst, bleibst du dort hängen. Erledige stattdessen zuerst deine wichtigste Aufgabe des Tages – die, die du sonst am meisten aufschiebst. Danach kannst du deine E-Mails lesen. Noch besser: Erledige zwei oder drei Dinge, bevor du deine E-Mails öffnest. Wenn du den ganzen Tag über ständig deine E-Mails überprüfst oder Benachrichtigungen bekommst, sobald eine neue Nachricht eingeht, wirst du ständig abgelenkt und kannst dich nicht auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren. Ich überprüfe meine E-Mails etwa einmal pro Stunde, aber du kannst andere Bedürfnisse haben.
Wenn du deine E-Mails überprüfst, bearbeite jede Nachricht sofort, eine nach der anderen. Triff eine Entscheidung darüber, was mit jeder E-Mail geschehen soll.
2a) Ist es Spam oder eine weitergeleitete Kettenmail? Sofort löschen.
2b) Ist es eine lange E-Mail, die du nur für spätere Informationen aufbewahren musst? Lege sie in einen Lesespäter-Ordner (oder markiere sie als „Gelesen und archivieren“) oder drucke sie aus, um sie unterwegs zu lesen.
2c) Wenn die E-Mail eine Aktion erfordert, mache eine Notiz dieser Aufgabe auf deiner To-do- oder GTD-Liste. Notiere auch alle zusätzlichen Informationen aus der E-Mail. Archiviere dann die E-Mail. Du kannst sie später leicht wiederfinden, wenn du die Aufgabe erledigen musst.
2d) Wenn du innerhalb von ein oder zwei Minuten antworten kannst, tu es sofort. Warte nicht – sonst sammelst du schnell einen Berg unbeantworteter E-Mails an und riskierst, sie zu vergessen. Ich antworte schnell, kurz und schicke sie sofort ab. Auf diese Weise gelte ich als reaktionsschnell und organisiert.
2e) Wenn du auf eine E-Mail später antworten musst oder auf eine Antwort wartest, schreibe sie auf eine Warteliste. Lass sie nicht im Posteingang liegen, um dich daran zu erinnern.
Ich habe nur einen Ordner: Archiv. Wenn ich auf eine E-Mail antworte oder sie gelesen habe und sie keine Antwort benötigt oder ich sie auf meiner To-do-Liste notiert habe, archiviere ich sie. So einfach ist das. Du kannst auch einen „Lesen“-Ordner erstellen, wenn du möchtest. Ich schreibe längere E-Mails auf, die ich während des Mittagessens oder beim Warten lesen kann. Andere Leute haben einen Aktionsordner oder einen Warten-Ordner, aber ich finde, das ist nur ein zusätzlicher Ordner (oder „Bucket“, wie GTDs David Allen es nennt), den man ständig überprüfen muss. Ich mag es nicht, zusätzliche Ordner zu erstellen. Ich habe meine To-do-Listen und meine Warteliste, und das reicht. Es ist nur ein Klick auf „Archivieren“ für eine E-Mail, und wenn ich sie später wiederfinden muss, ist Gmails Suchfunktion so gut, dass es ganz einfach ist. Ich hatte mit diesem System noch nie Probleme.
E-Mail-Zen ist so einfach: Überprüfe deine E-Mails regelmäßig, handle sofort auf jede Nachricht (oder notiere sie für später) und archiviere sie.
Ahhh. Leerer Posteingang!